EDI - Electronical Data Interchange /

OVT - Organisaatioiden välinen tiedonsiirto

3.11.1998
Jarna Hakala
Tuotantotalous
Teknillinen Korkeakoulu
jarna.hakala@hut.fi
 

Tiivistelmä

EDI - Electronical Data Interchange on sähköisen tiedonsiirron tapa, jonka nimi suomeksi on organisaatioiden välinen tiedonsiirto - OVT. Siinä tietoa siirretään sähköisesti standardimuodossa kahden eri tietojärjestelmän välillä, jotka voivat sijaita kaukana toisistaan. EDI:ä käyttämällä voidaan saavuttaa useita etuja kuten. nopeus ja virheettömyys. EDI rakentuu kolmesta moduulista: tietosisällöstä, esitystavasta ja tiedonsiirrosta. Esitystapana on yleensä EDIFACT, joka on globaalisti hyväksytty EDI-standardi. Suomessa on useita EDI:n käyttäjien yhteenliittymiä, jotka ovat mukana EDI:n kehityksessä ja koordinoinnissa.

1. Johdanto

EDI eli Electronic Data Interchange on tapa välittää tietoa sähköisesti. Suomeksi EDI:stä käytetään nimeä OVT, eli organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Tästä näkee joskus käytettävän myös nimeä sähköinen tiedonsiirto. EDI:ssä tärkeää on standardointi, jotta keskenään keskustelevat tietokoneet voisivat kommunikoida keskenään virheettömästi määrämuotoisilla viesteillä.  Jotta kaksi eri tietokonesovellusta ymmärtäisi saman sanoman, tulee sanoman tyyppi ja muoto määrittää hyvin tarkasti, minkä tuloksena on määrämuotoinen standardoitu sanoma. Eli lähettävä laite muuttaa sanoman standardoituun muotoon automaattisesti, sanoma välitetään vastaanottajalle, jonka laite ymmärtää standardiviestin ja siirtää sen automaattisesti tietokantaan.

EDI:ä käytetään yleisesti esimerkiksi sairaaloiden ja sen toimittajalaboratorioiden kesken. Sairaala lähettää potilaan näytteen laboratoriolle, joka sitten tutkii sen, syöttää tiedot tietokantaan, josta ne siirtyvät EDI:n avulla sairaalan tietokantaan.  Alla esimerkki siitä, miten sama tapahtuisi postitse:

2. EDI:n edut

EDIn edut tiivistyvät seuraaviin seikkoihin: EDI:n etujen selvittämisessä voidaan mainita seuraavaa (vertaa sairaalaesimerkki):

Aikaa säästyy siinä, että tieto siirtyy automaattisesti sähköisenä murtososassa siitä ajasta, mikä siihen menisi esim postissa tai faksilla.

Rahansäästyminen liittyy kahteen seikkaan: ajansäästö säästää rahaa, kun tarvitaan vähemmän työvoimaa, ja  rahaa säästyy myös esim. postimaksuissa.

Samoja asioita ei tarvitse tehdä kahtaa kertaa. Postiesimerkissämme täytyy tulokset kirjata tietokoneelle kaksi kertaa. Se, että EDI vähentää tarvetta (tai melkein poistaa) tehdä asioita useampaan kertaan vähentää virheitä. Kun ihminen on mukana prosessissa ja asioita tehdään useampaan kertaan virhetodennäköisyys kasvaa.

Edelliset seikat: nopeus, edullisuus ja virheiden epätodennäköisyys johtavat parempaan asiakastyytyväisyyteen ja siten laajempaan asiakaskuntaan. Jotkut asiakkaat vaativat liiketoimintakumppaneiltaan EDI:ä, jolloin jo sen olemassaolo laajentaa asiakaskuntaa.

3. EDI:n rakenne

EDI on kolmen modulin - tietosisällön, esitystavan ja tiedonsiirron - muodostama kokonaisuus. Kaikkia näitä osa-alueita voidaan kehittää toisistaan riippumatta. Tällainen modulaarisuus tekee systeemistä joustavan. Modulaarisuuden huonona puolena on tosin tarve tietää ja ymmärtää monia eri standardeja.
 

3.1 Esitystapa

Esitystavalla tarkoitetaan tietojen esitysmuotoa tiedonsiirron aikana. EDI:ssä on ideana se, että kun luodaan yksi yhteinen, tietojärjestelmien sisäisestä esitystavasta riippumaton käytäntö, riittää, että jokainen organisaatio toteuttaa vain yhden tiedonsiirtotavan kyetäkseen kommunikoimaan muiden organisaatioiden kanssa. Vakiintuneena esitystapana on EDIFACT, joka on globaalisti hyväksytty EDI-standardi. EDIFACTista kerrotaan lisää esseen myöhemmissä kappaleissa. [6]
 

3.2 Tiedonsiirto

Tiedonsiirto voi tapahtua usealla eri tavalla. Seuraavassa on lueteltu kuljetusjärjestelmävaihtoehtoja:

3.3 Tietosisältö

Viime aikoina suurimmat muutokset ovat tapahtuneet EDI:n tietosisällössä. Uusia nk.  sanomasuosituksia kehitetään koko ajan ja olemassa olevia suosituksia parannellaan.  Sanomia kehitetään runsaasti eri  tarkoituksiin, ja on todennäköistä, että kaikkia sanomia ei koskaan oteta käyttöön. Yksi syy tällaiseen "sanomakehitysvillitykseen" on se, että EDI:n käyttäjät ja kehittäjät ovat  ymmärtäneet EDI:n tuoman lisäarvon. Enää ei pelkästään siirretä tietoa, joka on tiukasti  sidoksissa päivittäisiin liiketoimintarutiineihin, koska samalla voidaan helposti siirtää liiketoiminnan seuraamiseen, kontrollointiin ja ohjailuun vaadittavaa informaatiota. [6]
 

4. EDIFACT standardi

Sähköisen tiedonsiirron kansainvälinen standardi on EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport). Nimestään huolimatta kyseistä standardia voidaan käyttää kaikilla toimialoilla. Kyseisen standardin lisäksi on käytössä vielä muitakin eri alojen omia standardeja, esimerkiksi autoteollisuudessa ODETTE. EDIFACTissa kuvataan sanomien rakentamisen perusasiat, kuten koodit, tietoelementit, segmentit jne. Vanhemmissa järjestelmissä, esim. pankkien välillä on käytössä myös muita esitystapoja.

EDIFACT-kielioppi antaa käyttäjälle useita eri valintamahdollisuuksia. Esimerkiksi desimaalierottimena käytettävän merkin voi käytännössä määritellä vapaasti. Tämän takia Suomessa on tehty suositus, joka pyrkii ohjeistamaan EDIFACTin käytön yhtenäisemmäksi niin, ettei EDI:ä aloitettaessa kaikkea tarvitsisi sopia alusta lähtien. Viime vuosina Suomessa toteutetut EDI-yhteydet perustuvat yleisesti EDIFACT-standardiin, joskin maassamme on käytössä myös vanhempia menettelytapoja. Esimerkiksi valtaosa pankkiyhteyksistä toimii vielä vanhemmilla menettelyillä [6].
 

EDIFACT S93A esimerkki dokumentti

Esimerkki jit toimituksesta varastosta toimittajalle

          UNB+UNOB:1+003897733:01:MFGB+PARTNER ID:ZZ+970101:1050
          +00000000000916++DELJIT
          UNH+000000001+DELJIT:S:93A:UN
          BGM+245+010197121401+9
          DTM+137:970101:101
          RFF+CT:123-456
          RFF+BO:M1Q512345
          NAD+BY+MFGB::92
          NAD+ST+CM6::92++COMPAQ COMPUTER CORPORATION+CCM6 RECEIVING
            DOCK:20555 SH 249+HOUSTON+TX+77070+US
          NAD+SE+12345::92
          CTA+SC+:JOHN DOE
          COM+7133740000:TE
          SEQ+3
          LIN+1+130918-001:BP
          PIA+1+A:EC+B18TEER7:VP+10:TG
          QTY+131:10000:PCE
          DTM+2:9701010300:201
          UNT+16+1
          UNZ+1+000000000000916

Esimerkissä 10 000 kappaletta Compaqin osaa numero 130918-001 (myyjän osa numero B18TEER7) tarkistus taso A tulisi siirtää laivalla 1.1.1997, suunnattuna CM5lle. Rahti tulisi luovuttaa koodilla PO # M1Q512345 ja sopimuksen numero on 123-456. Myyjän koodi on 12345. [2]

5. EDI Suomessa

Suomessa on perustettu seuraavat yhdistykset OVT/EDI toiminnan kehittämiseen ja koordinointiin: Tietotekniikan kehittämiskeskus TIEKE ry.n alla toimii avoin yhteisö nimeltä OVT-käyttäjät, joka aloitti toimintansa 1988.
OVT-käyttäjät on avoin yhteisö, joka toimii Tietotekniikan Kehittämiskeskus TIEKE ry:n suojissa. Se on yhteiseen päämäärään ja keskinäisiin tapaamisiin sekä yhteistyöhön suuntautunut yhteisö, jonka toimintaa ohjaa vuosittain valittu suunnittelutoimikunta ja asiat käytännössä hoitaa TIEKE ry. OVT-käyttäjissä - EDI Users of Finland ovat mukana ovt-käyttäjät, ovt-palvelut sekä ohjelmisto- ja laitetoimittajat hyvässä ja ideoivassa yhteistyössä. Yhteisössä on yli 900 jäsentä. [5]
 

Lähdeluettelo

1. Callero Management Information services Ltd., Electronic Data Interchange, 27.2.1998, [25.9.1998], http://www.cmisltd.com/edi_whatis.htm

2. Compaq, Compaq Computer Corporation EDI Transaction Set Definition for DELJIT - Just-in-Time Delivery (To Supplier) EDIFACT Version S93.A, Elokuu 1997, [25.9.1998], http://www.compaq.com/corporate/edi/deljit/index.html

3.  Kaj Bredenberg Consulting, EDI / OVT järjestelmät, 7.9.1997, [25.9.1998],  http://personal.eunet.fi/pp/kajb/ediovt.html

4. Liikenneministeriön kansallinen tietoverkkojen kehittämisohjelma, EDI/OVT, 27.8.1996, [25.9.1998], http://www.telmo.fi/tiveke/old/maaritys/edi.htm

5. Suomen Tiedonsiirtoyhdistys ry ,Organisaatioiden välinen tiedonsiirto - OVT Electronic data interchange - EDI, 10.6.1998, [25.9.1998], http://www.telmo.fi/sty/ovt.htm

6. Tietotekniikan kehittämiskeskus ry, Title: ovt/index, 11.8.1998, [25.9.1998], http://www.tieke.fi/ovt/index.htm
 
 

Lisätietoja

Basic Information on Electronic Data Interchange (EDI): The Transaction Method Government Agencies are Moving Towardshttp://www.onlinewbc.org/Docs/procure/basicsba.html EDI - Electronic Data Interchange,
http://ganges.cs.tcd.ie/4ba2/edi/index.html EDI IMPACT,
Report for European Commision, 1994, [25.9.1998], http://www.ed.ac.uk/~ehja36/tedis_c9.html EDI link,
http://www.swets.nl/edil96.html EDI-Standards,
http://www.busn.ucok.edu/tips/edi/edi_stan.htm Electronic Data Interchange (EDI) Standards, 
http://www2.echo.lu/oii/en/edi.html Electronic Data Interchange and the Electronic Cottage,
http://www.wlv.ac.uk/~cm1950/papers/as1992b.html Electronic Data Interchange: Concepts and Effects,
http://www.isoc.org/inet97/proceedings/C5/C5_1.HTM Guidelines for the Evaluation of Electronic Data Interchange,
http://www.itl.nist.gov/div896/ipsg/eval_guide/evaluation_guid.html Introduction to EDI,
http://www.samco.com/products/edi.htm OVT/EDI, esitelmä,
http://keskus.hut.fi/opetus/s38116/1996/esitelmat/41324w/ The FMS Electronic Data Interchange Implementation Guidebook,
http://www.fms.treas.gov/edi/ediguide.html TRI-EDI Archives,
http://www.grantassoc.com/triedi/archive/

What is EDI?,
http://www.frtnet.com/frtweb/src2/edi/6.htm