Etätoimiston tekninen toteutus

3.12.1998
Kari Juvaste
Teknillinen Korkeakoulu
kjuvaste@cc.hut.fi
Tietoliikennearkkitehtuurit syksy1998
Kotitehtävä 10

 

 

Tiivistelmä

Etätyöllä tarkoitetaan työntekoa osittain tai kokonaan muualla kuin normaalissa työympäristössä. Etätyön on todettu parantavan työntekijän tuottavuutta merkittävästi. Lisäksi etätyöllä on mahdollisuus parantaa työntekijän motivoituneisuutta, työviihtyvyyttä ja ajankäyttöä. Näiden tavoitteiden onnistuminen vaatii kuitenkin etätoimiston teknisen toteutuksen onnistumista, jota tämä essee pyrkii omalta osaltaan helpottamaan.


Johdanto

Etätoimiston tekninen toteutus koostuu useista valinnoista. Näitä valintoja on tässä esseesä on pyritty tuomaan esille. Oikea toteutus riippuu suuresti etätoimiston koosta ja vielä enemmän etätyöntekijän työnkuvasta. Em. syistä tässä esseessä on luokiteltu etätoimiston tarpeet koon sekä työnkuvan perusteella. Alla on esitelty olosuhteita, tietokonelaitteistoja ja niiden valintaan liittyviä kysymyksiä sekä etätyöhön liityviä tietoturvanäkökulmia. Esseen antamat ohjeet ovat lähinnä suuntaa antavia, sillä jokainen yritys joutuu miettimään omat tarpeensa ja omat panostuksensa omista lähtökohdistaan.

Olosuhteet etätoimistossa

Etätyöntekoonkin vaadittavat olosuhteiden vähimmäisvaatimukset määräytyvät jo Euroopassa voimassa olevien työturvallisuusmääräyksien perusteella. Määräyksissä on vaatimukset tietokoneruuduille, näppäimistöille, työpöydille ja tuoleille, työtilalle, valaistukselle, häikäisylle, melulle, lämmölle, säteilylle, kosteudelle ja atk-ohjelmistoille. Käytännössä etätyönteossa vaaditaan samoja vaatimuksia kuin varsinaisella työpaikallakin. Mikäli kotoa ei löydy tarpeita täyttävää työtilaa (häiriöttömyys, turvallisuus, mukavuus jne.), voidaan se vuokrata myös muualta esim. etätyökeskuksesta. Huomattava seikka on myöskin se, että työn jälkeen tulisi olla mahdollisuus irrottautua työtilasta [2]. Kalustuksen tärkein osa on tuoli, joka tulisi olla säädettävissä ja oikean korkuinen (38-52cm). Muita kalustuksen tärkeitä kohtia ovat pöydän malli ja korkeus (n.35cm), sekä valaistus[1]. Luonnon valon lisäksi hyvä työteho on saavutettavissa halogeenikohdevalaisimilla. Tietoturvallisuuden takia myös palonkestävä kassakaappi voi olla tärkeä. Lisäksi on huomattava, että työnantajalla on työsuojeluvastuu myös etätyössä [5].

Etätoimistojen luokittelu

Etätoimiston teknisen toteuksen suunnittelussa on otettava huomioon erikokoisten toimistojen ja erityyppisten työnkuvien aiheuttamat vaatimukset etätoimistojen tekniikoille. Alla on jaoteltu etötoimistot niiden koon ja toisaalta niissä tehtävän työn mukaan. Työnkuva luokittelussa on keskitytty lähinnä tiedonsiirtomäärään pohjautuvaan luokitteluun, koska se on osa-alue, jossa etätyö eroaa eniten normaalin toimistoympäristön vaatimuksista tietokonejärjestelmille.

Luokittelu toimiston koon mukaan

Etätoimiston koko vaikuttaa lähinnä mahdollisuuksiin jakaa laitteistokustannuksia useamman etätyötätekevän henkilön kesken. Toisaalta kustannusten jakautuminen useamman henkilön kesken mahdollistaa paremman palvelutason samalla kustannuksella. Suurissa etätoimistoissa voidaan tarjota myös muita palveluita. Etätoimistot luokitellaan tässä esseessä kolmeen luokkaan seuraavasti: yhden henkilön toimisto, useamman henkilön etätoimisto ja suuri etätyötoimisto Näiden sisällä voitaisiin tehdä jakoa myös sen perusteella onko kyseessä saman yrityksen eli nk. satelliittitoimisto [4] vai useamman yrityksen työntekijöistä muodostuva toimisto.

Yhden henkilön etätyötoimisto
Yksi henkilö etätyöskentelee kotonaan tai muussa vastaavassa ympäristössä, kuten hotellissa. Mikäli henkilö on pääasiallisesti eri paikoissa puhutaan liikkuvasta työntekijästä. Varustusten kustannukset eivät luonnollisesti jakaannu muiden kesken ja näin ollen hankitaan ko. henkilön työssään tarvitsemat laitteistot. Joidenkin laitteiden kohdalla voidaan joutua tekemään kompromissejä, etteivät kustannukset kasvaisi liikaa.

Useamman henkilön etätyötoimisto
Kun useampi etätyöntekijä työskentelee samassa talossa, voidaan käyttää myös termiä tietotupa[3]. Järjestely tarjoaa mahdollisuuden jakaa eli yhteiskäyttää laitteistoja kuten taulukosta 1 käy ilmi. Etätoimistoa varten tarvitaan kuitenkin erillinen toimisto, jonne työntekijä menee. Tässä tapauksessa säästöt tulevat lähinnä halvemmasta vuokrasta ja säästöistä työmatkakuluissa.

Suuri etätyötoimisto
Suurempi etätoimisto eli etätyökeskus, jossa voi työskennellä jopa tuhansia etätyöntekijöitä. Toimistossa voidaan lisäksi tarjota taulukon 1 kuvaamia palveluja

Erikokoisten etätyötoimistojen tyypilliset mahdollisuudet jakaa palveluitaan

 

Yhden henkilön toimisto

Useamman henkilön etätoimisto

Suuri etätyötoimisto
(lisäksi)

Henkilöluku

1

2-15

16-(1000)

Jaettavat palvelut

  • Ei jaettuja palveluita
  • tulostin
  • kopiokone
  • skanneri
  • telekopiokone
  • videoneuvotteluun käytettävä tietokone
  • kirjanpito
  • ruokala
  • postitus
  • videoneuvotteltila
  • atk-tuki
  •  

     

     

     

     

     

     

    Taulukko 1

     

    Luokittelu työnkuvan mukaan

    Tietoliikenneratkaisut ovat merkittävimpiä eroja normaalin toimiston ja etätoimiston välillä. Etätyönkuva määrittelee pitkälle tiedonliikenne ratkaisun valinnan. Mikäli vaatimukset tietoliikenteelle ovat edes kohtuulliset on oikean tietoliikenneratkaisun valitseminen ensiarvoista etätyön onnistumisen kannalta. Erityyppisille tietoliikennetarpeille tarjolla olevat mahdollisuudet on esitelty taulukossa 2.

    Vähäiset tietoliikenne tarpeet
    Työntekijät eivät työssään tarvitse juurikaan tietoliikennettä. Työ tapahtuu esim. itsenäisesti analysoiden tai suunnitellen.

    Keskisuuret tietoliikenne tarpeet
    Työntekijä on yhteydessä yritykseensä päivittäin ja joskus siirtää tietoa ja etäkäyttää yrityksen palvelimella olevia ohjelmia tai tiedostoja.

    Suuret tietoliikenne tarpeet
    Tietoliikenne on suurta ja merkittävä osa työntekoa. Siirretään suuria tiedostoja kuten laadukkaita kuvia, etäkäytetään säännöllisesti. Lisäksi voi olla muita suurta tiedonsiirtokapasiteettia vaativia sovelluksia kuten esim. säännöllisiä videoneuvotteluita.

    Etätyön tiedonsiirtolaitteistot riippuen tietoliikennevaatimuksista

     

    Vähäiset tietoliikenne tarpeet

    Keskisuuret tietoliikenne tarpeet
    (lisäksi)

    Suuret tietoliikenne tarpeet
    (lisäksi)

    Perusvarustus

    • Puhelin
    • Vastaaja
  • 2. Puhelinlinja 1)
  • Telekopiokone
  •  

    Siirtoyhteys

    • Modeemi
    • GSM/Data
  • Modeemi
  • ISDN
  • ADSL
  • Kiinteäyhteys
  • Erikoisvarustus

     

    • Videoneuvotteluun tarkoitettu erillinen tietokone
  • Videoneuvottelu-tila
  • Internetpuhelut
  • Tiedonsiirto nopeus

    9600bs GSM

    48kbs Modeemi 3)

    48kbs Modeemi

    120kbs ISDN

    6Mbs ADSL4)

    -622Mbs ATM5)

     

     

     

     

    Perustamis-kustannukset

    <1000mk

    <2500mk

    20000-100 000mk2)

    kk-kustannukset

    100-1000mk/kk

    500-2000mk/kk

    2000-20 000mk/kk2)

    1) ISDN/ADSL ja jättävät toisen linjan vapaaksi puheluita varten muutenkin
    2) Useamman ihmisen etätoimisto ratkaisuissa pystytään kustannuksia jakamaan
    3) 56Kbs modeemin käytännön nopeus on noin 48kbs
    4) ADSL:n nopeus kuluttajalle päin. Pois päin nopeus on noin 500kbs
    5) ATM yhteyden rakentaminen on vieläkin kalliimpaa ja tarpeellista vain poikkeustapauksissa.

    Taulukko 2

     

    Laitteisto mahdollisuuksien esittely

    Peruslaitteistolle asetettavat vaatimukset ovat yhdenmukaisia normaalin työympäristön vaatimusten kanssa. Etätyön erityisvaatimukset korostuvat tiedonsiirtolaitteiden ja -ohjelmistojen valinnassa. Alla on käsitelty etätyön vaatimuksia eri laitteistojen osalta. Välineiden hankinnassa tai lainauksesta on luonnollisesti sovittava työnantaja kohtaisesti niin ettei toimiston työnteko häiriinny eikä myöskään koidu ylisuuria kustannuksia. Mikäli päädytään ratkaisuun, jossa etätoimistossa työskentelee useampia henkilöitä, voidaan saada parempaa palvelutasoa halvemmalla, johtuen mahdollisuuksista jakaa palveluita useamman henkilön kesken. Hyviä esimerkkejä mahdollisista jaetuista palveluista ovat tulostus, kopiointi, tietoliikenne ja videoneuvottelutilat. Laitteistoja hankkittaessa kannattaa vertailla eli toimittajien ratkaisuja ja pyytää tarjoukset useammalta taholta. Lisäksi kannattaa keskustella mahdollisuuksien mukaan etätyötätekevien kanssa. Ostamisen vaihtoehtona voi tulla kyseeseen myös leasing tai ostoleasing.

    Siirtoyhteys

    Siirtokapasiteetin kasvaessa myös kustannukset nousevat, joten siirtoyhteys kannattaa valita tarvittavan tiedonsiirtokapasiteetin mukaan. Kapasiteetin tarpeeseen vaikuttaa työnlaatu ja etätoimistossa työskentelevien määrä. Lisäksi tulee ottaa huomioon tarvittava hetkellinen kapasiteetti ja toisaalta keskimääräisen tiedonsiirron tarve. Myöskin etätoimiston tulevaisuuden suunnitelmat on syytä ottaa huomioon. Siirtoyhteysvaihtoehtoina ovat käytännössä modeemi, ISDN, ADSL, kaapelimodeemi ja eri tavoin toteutetut kiinteät yhteydet. Kalleimpiin ratkaisuihin päädytään vain mikäli tietoliikenne on poikkeuksellisen merkittävää tai tarvitaan jatkuvaa yhteyttä. Suuremman etätoimiston tapauksessa voidaan valita hajautetun tai yhteisen siirtomedian kesken.

    Tietokone

    Tietokoneen perusvarustus määräytyy täysin työn mukaan. Koska etätyön tekeminen ei vaadi koneen varustukselta juuri normaalia enempää, jätetään tietokoneen vaatimusten tarkempi määärittely pääosin tämän esseen ulkopuolella ja keskitytään varustukseen niiltä osin kuin se poikkea normaalista.

    Oheislaitteet

    Etätyö asettaa erityisvaatimuksia tietokoneen oheislaitteille seuraavasti:

    Tulostin
    Tulostimen osalta yksin työskenneltäessä tullaan toimeen hieman hitaamalla tulostimella kuin toimistossa. Halvempia tulostimia käytettäessä kannattaa lähinnä varmistua musteen arkistointikelpoisuudesta. Suuremmissa etätoimistoissa voidaan valita sitten tehokkaampi ja kalliimpi jaettu tulostin.

    Tiedonvarmistus
    Tiedon varmistamiseen tarvitaan usein erillinen media, koska varmistuskopiointia ei voida suorittaa kootusti palvelimen kautta. Varmistuskopiointiin voidaan käyttää nauhaasemia, siirrettäviä kiintolevyjä, kirjoitavaa CD-ROM:ia tai suurempi kapasiteettisia levykkeitä. Näitä voidaan käyttää myöskin tiedonsiirtoon käsin, mikäli työskennellään useammassa paikassa ja tiedonsiirto verkon kautta ei tule kysymykseen.

    Videoneuvotteluvarustus
    Videoneuvottelu välineitä tarvitaan, mikäli tekniikkaa yrityksessä käytetään. Vaihtoehtoina on yksittäisen henkilön käyttöön tarkoitettu yksittäiseen koneeseen asennettava laitteisto. Suuremman toimiston tapauksessa tulee kyseeseen kiinteän huoneiston laitteistaminen videoneuvottelu käyttöön.

    Muita oheislaitteita
    Mikäli siirtoyhteydeksi valitaan modeemi, on syytä hankkia myös toinenkin vaihtoehtoinen puhelinlinja, joko matkapuhelimella tai toisella puhelinlinjalla. Muita etätoimistoon läheisesti liittyviä oheislaitteitta ovat esim. skanneri ja digitaalikamera.

    Ohjelmistot

    Etätyön toteutukseen mahdollisesti tarvittavia ohjelmistoja ovat mm. sähköposti, FTP, Fax-ohjelmistot, internetohjelmistot, salausohjelmistot, etäkäyttöohjelmat, videoneuvottelu, internetpuhelu ja lisäksi mahdolliset yrityksen omat tiedonsiirto-ohjelmat, joilla hoidetaan tilauksia ja laskutuksia.

    Etäkäyttöohjelmistot
    Etäkäytöllä mahdollistetaan etätyöntekijän PC:n kytkeminen varsinaisessa toimistossa sijaitsevaan koneeseen ja sitä kautta palvelimena toimivan koneen ohjelmien käyttäminen päätteen omaisesti. Merkittävää on se kuinka paljon etäkäyttöohjelma siirtää tietoa.

    Muut apuvälineet

    Kopiokone, telekopiokone (tosin saadaan kulkemaan joko internetin tai pelkän faxmodeemin kautta), televisio, videotykki, kuvapuhelin sekä sähkönsaannin varmistamiseen tarkoitettu UPS.

    Tietoturvan huomiointi etätyön tekniikassa

    Etätyössä on noudatettava yrityksen strategiaa tietoturvallisuudesta ja lisäksi otettava huomioon etätyön erityisvaatimukset. Etätyön erityispiirteinä mainittakoon yksityistalouksien heikompi vartiointi, liiallinen turvallisuuden tunne oltaessa kotioloissa, henkilökohtainen tiedonvarmistuksesta huolehtimen ja merkittävimpänä tiedonsiirron aikaiset turvajärjestelyt. Kodin tietotekniikkaratkaisuissa tehtävissä päätöksissä päädytään helposti kevyempiin ratkaisuihin käyttöjärjestelmä tasolla, koska on kysymys vain yksittäisestä koneesta, mutta edes kohtuullisen tietoturvan saavuttamiseksi esim. Windows-käyttöjärjestelmällä tarvitaan tiedon salaamista. On myöskin muistettava, että tietoturvallisuuteen käytettävät resurssit ovat oikeassa suhteessa mahdollisiin riskeihin ja niistä aiheutuviin kuluihin ja haittoihin. Lisäksi on huolehdittava vakuutusten voimassaolo myös etätyöpaikalla [5].

    Sanasto

    ADSL (Asynchronous Digital Subscriber Line), Perinteisillä puhelinjohdoilla toimiva nopea tiedonsiirtojärjestelmä, joka kykeenee 8Mbs tiedonsiirtonopeuteen kuluttajalle päin.

    ATM (Asynchronous Transfer Mode) Asynkroninen tiedonsiirto standardi

    FTP-ohjelma, File Transfer Protocol:aan perustuva tiedostojen siirtämiseen tarkoitettu ohjelma
    Etätyö, Työn tekimistä muualla kuin varsinaisessa työympäristössä

    ISDN (Integrated Services Digital Network), 2x64kbs nopeuteen kykenevä digitaalinen tietoliikenne järjestelmä.

    UPS, Tasaisen sähkönsaannin takaava laite

    Videoneuvottelu, nevottelujen pitämistä tietoverkon avulla luotujen videoyhteyksien avulla.

    Lähdeluettelo

    [1] AT&T, Organizing a Home Office, 1998
    < http://www.att.com/telework/chap12.html >

    [2] Benhamou Eric & McCracken Ed, The Smart Valley Telecommuting Guide, 5.6.1997
    <http://propus.utu.fi/telework/raportit/etatyo.html>

    [3] Kanerva L., Työtapana etätyö - käytännön ohjeita, 17.9.1996
    <http://propus.utu.fi/telework/raportit/etopas/>

    [4] Liikennemisteriö, Suomalainen tiedonvaltatie, [viitattu 26.8.1998]
    <http://www.sty.fi/tiveke/raportit/valtat3.htm>

    [5] Rantala Ilari & Luukinen Ari, Etätyöopas Työnantajille, 14.5.1997
    <http://www.uta.fi/telework/etatyoopas/>

    Lisätietoa

    Alhola Kate, Telework, 29.8.1997
    Essee teletyöskentelystä

    Anon, What is the difference between a "Telecottage" and a "Telecentre"?,
    Erikokoisten tétäkeskusten määrittelyä

    Anttila Janne, Win 95:n levynjakamisen riskit
    Windows 95 levynjakamisen turvallisuusnäkökulmia

    BellSouth, BellSouth Work At Home Connection
    BellSouth kotietätyö esittely

    Bundesministerium für Bildung, Telearbeit Definition, Potential und Probleme
    Saksalaista etätyö pohdiskelua

    Global Telematics, Telework Solutions checklist,
    Etätyön tarkastuslista

    Hanhisalo Markus, Videoneuvottelujärjestelmät
    Essee videoneuvottelujärjestelmistä

    Helsingin Puhelin Yhdistys, Verkkoduuni
    HPY:n kaupallinen toteutus etätyön ratkaisuksi

    International Telework Association & Council, Telecommute
    Suuren etätyöyhdistyksen kotisivut

    Nikander Pekka, GLOBAL'95: ISDN, etatyo ja Internet
    ISDN:stä ja etätyöstä

    Pacific Bell, Telecommuting Guide
    Pacific Bell:n etätyöopas

    Teknillinen Korkeakoulu, E-commerce
    Sähköisestä kaupankäynnistä

    Tervala E., Internet-puhelinpalvelu
    Tietoa internet-puheluista

    Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskus, Telematiikan käyttöönotto organisaatiossa

    Kenyon Alan & Burris Eddie, America's First Telecommunity
    Amerikkalainen etätyöyhteisö


    Muita aiheeseen liittyviä WWW-linkkejä

    International Teleworker Association

    http://www.telecommute.org/index.html

    Telecommute America!

    http://www.att.com/Telecommute_America

    The Communications and Telecommunications Virtual Library

    http://www.analysys.co.uk/vlib

    Gil Gordon Associates

    http://www.gilgordon.com

    "On Telecommuting" research paper by PS Enterprises

    http://www.well.com/user/pse/telecom.htm

    Resources for Exploring Telecommuting

    http://www.cc.utah.edu/~baa5815/telec.htm

    The Telecommuting Buyers Guide

    http://www.inquiry.com/bg/nw/tcom/index.html

    San Diego Air Pollution Control

    http://www.coronado.ca.us/TMA/homeworks.html

    Pacific Bell

    http://www.pacbell.com

    "Remote Access Competitive Edge" by Anixter

    http://www.anixter.com/solution/network/race

    Telecommute Solutions

    http://telecommuter.com

    http://www.k56flex.com

    http://x2.user.com