Intranet

    3.11.1998

Mikko Nuutinen
S4
Teknillinen Korkeakoulu
mnuutine@cc.hut.fi


Internetin yhä kasvava kehitys on johtanut myös sen tarjoamien palveluiden ja sovellusten voimakkaaseen kehitykseen. Tämän kehityksen uusimpia tuloksia ovat intranet ja extranet. Intranet ei ole uutta tekniikkaa, vaan jo olemassa olevilla internet tekniikoilla toteutettu uusien palveluiden kokonaisuus. Intranet on yrityksen sisäinen tietoverkko ja sen käyttäjät rajoittuvat ainoastaan yrityksen henkilökuntaan. Intranet mahdollistaa perinteisten tiedonkäsittelytoimien tehokkaamman käytön. Eräs ominaisuus on paremmat tiedonsiirtoyhteydet ja yhteistyö yrityskumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Tätä toimintaa varten tehtyä verkkoa kutsutaan extranetiksi. Tulevaisuudessa intranetin ja extranetin merkitys tulee kasvamaan palveluiden kehittyessä.

1 Johdanto

1980-luvun puolivälissä kehitettiin Sveitsissä, Cernin laboratoriossa, maailmanlaajuinen tietoverkko internet. Internetin käyttäjä saattoi klikkaamalla siirtyä maapallon
toiselle puolelle hankkimaan tietoa. Internet teknologian laite- ja ohjelmistoriippumattomuus, sekä tehokas ja helppo ohjelmointi, lisäsivät sen suosiota ja vuonna 1993 esitellyn World Wide Web-standardin yleistymisen jälkeen, internet verkon suosio on kasvanut räjähdysmäisesti. Helppokäyttöinen hypertekstiin perustuva käyttöliittymä, ja mahdollisuus yhdistellä tekstiä, kuvia, ääntä ja jopa liikkuvaa kuvaa ovat tehneet siitä oivallisen tavan jakaa ja hallita erityyppistä tietoa. Viime vuosina myös yritykset ovat alkaneet käyttää internetistä tuttuja tekniikoita omissa sisäisissä tietojärjestelmissään. Intranetillä tarkoitetaan juuri tätä eli, internet verkossa käytettävien tekniikoiden käyttämistä tietyn organisaation sisäiseen tiedon jakamiseen ja hallintaan.[7]

2 Intranet

Intranetting versus Internetting tarkoittaa kykyä saavuttaa suuri joukko yhteisön jäseniä portaattoman, tehokkaan, yhteisön sisäisen palvelujärjestelmän avulla.
Palvelut ovat laajoja tietämyksiä, loogisia prosesseja, työn apuvälineitä ja arkisen käyttötiedon sirpaleita[7].

2.1 Mikä on intranet?

Intranet on sen verran uusi käsite, ettei sille ole mitään yksikäsitteistä määritelmää. Se on kuvattu mm. "Internetiksi pullon sisällä", sekä "Suurimmaksi
tuotantovälineeksi sitten liukuhihnan". Vähän virallisempi määritelmä on "Julkisesta Internetistä palomuurein eristetty yrityskohtainen verkko, johon sisäiset
järjestelmät rakennetaan internetissä yleistyneillä työkaluilla perinteisten sovelluskehitysvälineiden sijasta"[6]. Näillä määritelmillä on yksi yhteinen ominaisuus, intranetin rajoittuminen tietyn organisaation sisälle. Intranetin koko voi kuitenkin vaihdella, aina yhtä työryhmää palvelevasta Web palvelimesta aina tuhansien palvelimien verkkoihin. Toisin kun avoimessa internetissä, intranetin käyttäjät rajoittuvat ainoastaan yrityksen henkilökuntaan. Ulkopuolisten pääsyä yrityksen sisäiseen verkkoon ei sallita. Intranetin ei tarvitse olla yhteydessä internetiin. Sähköposti ja tietojen välitys kaikkineen edellyttää kyllä normaalisti, että rajapinta on tehty internetiin ja sinne päästään erikseen linkin kautta.[6]


kuva1. Tyypillinen intranet-käyttö.[7]

Intranet on siis hiukan vaikea tarkasti määritellä, mutta voidaan kuitenkin sanoa mitä intranet ei ole.[7]

2.2 Intranetin palvelut

Intranetin kiehtovuutta yrityksille kuvaa hyvin professori Arto Karila TKK:lta. Hänen mukaansa yritykset saavat Intranetin avulla laitteisto ja
käyttöjärjestelmäriippumattomat käyttöliittymät ilman asennusta[6]. Tiedonkäsittelyssä on perinteisesti ollut ongelmia, kuten  yhteensopimattomat tiedostomuodot, kalliit ja vaikeakäyttöiset ohjelmat, sekä niiden päivittäminen. Lisäksi kun tietojen käytössä on ongelmia, kuten harvoin käytettyjen dokumenttien massa tulostamisen aiheuttamat suuret kustannukset, vanhentunutta tietoa löytyy useasta paikasta ja liiketoiminnan kannalta tärkeätä informaatiota on vaiketa löytää, ei tarvitse ihmetellä intranetin suurta suosiota, koska se tarjoaa lähes kaikille näille ongelmille ratkaisun. [6]

Intranetin peruspalvelu on tiedon jakaminen. Yleensä tämä perustuu kotisivuun, josta päästään likkien avulla eteenpäin eri tyyppisiin palveluihin. Yrityksen WWW-sivut voidaan jakaa kahteen pääryhmään: staattisiin sivuihin ja dynaamisiin sivuihin. Staattiset sivut voidaan luoda sopivien ohjelmistojen avulla. Dynaamiset sivut perustuvat yrityksen tietokantojen ja palvelinohjelmien yhdistämiseen, ja ne luodaan käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Sivuja laajennetaan yrityksen tietokantojen hyödyntämiseen, tiedon hallintaan ja ryhmätyön tukemiseen. Intranettiä voidaan käyttää esim. raporttien toimittamiseen yrityksen ekonomisteilta kaikille yrityksen
työntekijöille, jotka haluavat tutustua niihin. Webissä voidaan myös ylläpitää ajan tasalla olevaa yrityksen sisäistä puhelinluetteloa tehtäväkuvauksineen ja vaikkapa
valokuvien kera. Enään ei tarvita jokapäiväistä kopiointia, jakelua ja paperisaastetta. Myös uusimmat tuoteinfot, hinnastot yms. on helppo jakaa verkon kautta.Tulevaisuuden tärkeimpiä trendejä ovat erityisesti ryhmätyön hallinta verkon yli videokonferenseineen ja jaettuine työpöytineen.

Organisaation eri yksiköiden ja yksittäisten työntekijöiden kotisivut. Intranet on mahdollista jakaa eri kokoisiin osiin, joihin vain yrityksen tietyllä osalla on oikeus päästä. Vaikkapa työryhmälle tai projektille voidaan tehdä omat sivut, joihin on käyttöoikeus ainoastaan ryhmään tai projektiin kuuluvilla henkilöillä. Näin projektin tai osaston tiedostot voidaan keskittää yhteen paikkaan.

Dokumenttien ja ohjelmistojen jakelu. Perinteisten tiedonsiirto-ohjelmistojen, kuten Ftp:n ja sähköpostin avulla voidaan helposti lähettää ja toimittaa ohjelmia ja dokumentteja paikasta toiseen. Näin myös koko yrityksen ohjelmistopäivitykset voidaan keskitetysti hoitaa verkon kautta.

Sähköposti ja keskusteluryhmät. Sähköposti kuuluu olennaisena osana intranettiin. Intranetin sähköposti käyttää internetistä tuttuja SMTP/POP3 protokollia. Tämä mahdollistaa yhteensopivuuden muiden intranet palvelujen kanssa, esim. viestien lähettämisen suoraan www-sivuilta. Internetistä tutut keskusteluryhmät eli newssit ja chat, eli reaaliaikaiset keskustelupalvelut sopivat myös intranettiin. Ne voidaan toteuttaa joko perinteisin keinoin tai tekemällä www-lomakkeen ja sivun, joka hoitaa keskustelun hallinnan.

Tietokantojen käyttäminen lomakkein.Web sivuihin yhdistetyt lomakkeet, mahdollistavat monenlaisen interaktiivisen ja dynaamisen tiedon haun ja tallennuksen. Lomakkeita voidaan käyttää käyttöliittymänä yrityksen tietokanta hakuihin, tai erilaisen tiedon keräämiseen tietokantoihin. Tyypillisiä käyttökohteita ovat esim. henkilöstölomakkeiden täyttö, haku yrityksen tuoterekisteristä, sekä tilausten syöttäminen tietokantaan.

Tiedon hallitseminen ja etsiminen. Tiedon määrä intranetissäkin kasvaa helposti niin suureksi, että oikean tiedon löytäminen on liian vaikeaa. Tätä varten intraneteissä voidaan käyttää erityyppisiä hakukoneita.

Ryhmätyö sovellukset ovat eräs intranetin tärkeä osa-alue. Sähköpostin ja reaaliaikaisen keskustelun lisäksi, ovat puhe- ja videoyhteydet verkon kautta lisääntyneet. Videokonferenssien avulla  yhteisten dokumenttien samanaikainen käsittely ja muut toimistosovelluksista tutut ryhmätyön toiminnot mahdollistuvat intranetin kautta.[6]

2.3 Intranetin tekniikka

Kuten jo aiemmin mainittiin, intranet käyttää internet-teknologiaa, niinpä se ei välttämättä vaadi juurikaan uusia ohjelmisto tai laitehankintoja, jos yrityksellä on jo valmis lähiverkko tai muu sopiva verkkoratkaisu.  Yksinkertaisemmillaan Intranetin voi pystyttää tekemällä muutaman WWW-sivun ja sijoittamalla ne johonkin palvelimelle johon kaikilla yrityksen henkilöstöllä on pääsy. Lisäohjelmistona ei vaadita kuin WWW-selaimet, joiden avulla käyttäjät pystyvät lukemaan WWW-sivuja palvelimelta. Intranet siis käyttää WWW-palvelimia, kuten Unix tai NT palvelimia, selaimia ja hakukoneita. Tämän tekniikan avulla intranet antaa mahdollisuuden lähettää sähköpostia, etsiä uutta tietoa ja käyttää yhteisiä sovelluksia. Intranet tarjoaa myös edistyksellisempiä ratkaisuja, kuten lomakkeita, tietokanta liittymiä, cgi-scriptejä ja java appletteja. Intranetit lupaavatkin siis lukuisia etuja vanhoihin ratkaisuihin nähden: yhtenäisen tiedonjaon standardi selaimella, taatun yhteyden yhteisellä protokollalla (IP) ja olemassa olevien mutkikkaiden systeemien sijasta muutaman standardi teknologian: CGI, HTTP ja HTML. Ainakin teoriassa siis käyttäjät saavat yrityksen palvelimiin laite- ja ympäristöriippumattoman yhteyden verkkoselaimella. Intranettiä voidaankin kuvata olemassa olevan IP verkon päälle rakennettuna sovelluksena.[4]

Mitä sitten tarvitaan intranettiin.[1],[6]

Intranet-systeemin kehitysprosessi [7].

   1.Erota datan ja ohjelmien säilytyspaikat
   2.Määrittele yrityksen keskeiset prosessit
   3.Määrittele prosessien ja osaprosessien haltijat
   4.Määrittele prosessien tarvitsemat ja tuottamat tiedot
   5.Luo palvelimeen yrityksen toimintaprosesseja mukaileva hakemistorakenne
   6.Tee käyttöoikeusluokat
   7.Liitä käyttöoikeusluokat hakemistoihin
   8.Liitä yksittäiset käyttäjät käyttöoikeusluokkiin
   9.Tarkista määritykset
  10.Dokumentoi

Intranetin suosion takaamiseksi täytyy alusta pitäen olla selkeä ylläpito, joka sisältää ohjeistuksen intranetin käyttöön ja dokumenttien hallintaan.
Intranetin ylläpidossa tulee ottaa huomioon ainakin seuraavia asioita:[4]

    1.Tiedon pitää olla ajankohtaista ja ylläpidettyä.
    2.Tiedon saanti, haku ja päävalikkoon paluu pitää olla selkeää.
    3.Hienouksia voit lisätä, mutta ei tarvitse, koska ylimääräinen tieto ja data voivat hidastaa lukemista huomattavasti.
    4.Kasvata tietomäärää ja sivuja vain tarpeen mukaan.

2.4 Turvallisuus intranetissa

Intraneteissä on paljon yritykselle arvokasta arkaluontoista tietoa. Näiden tietojen joutuminen ulkopuolisten käsiin olisi hyvin vahingollista yrityksen kannalta. Tästä
syystä tietoturva kysymykset ovat erittäin tärkeitä intranettiä suunniteltaessa ja käytettäessä.

Jos yrityksellä on yhteys intranetistä johonkin ulkopuoliseen verkkoon, kuten internettiin, voidaan intranettiin pääsy yrityksen ulkopuolelta estää täysin, niin ettei edes yrityksen oma henkilökunta pääse verkkoon yrityksen verkon ulkopuolelta. Tämä tapahtuu käyttämällä palomuureja. Palomuureja voidaan käyttää myös suodattamaan haluttua liikennettä intranettiin tai ulos sieltä. Usein kuitenkin halutaan, että yrityksen työntekijöillä on mahdollisuus päästä käsiksi tietoon myös muualta kuin intranetin sisältä. Tällöin tarvitaan asianmukaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Ongelman muodostaa se että perinteisessä internetissä tieto liikkuu salaamattomana, jolloin salasanat muodostavat turvallisuusongelman. Tähän ratkaisuna voidaan käyttää esim. SSL-protokollaa. Salaisten yhteyksien muodostamiseen voidaan käyttää myös virtuaalista verkkoa, jossa yhteydet tunneloidaan päätepisteiden väliltä.[3]

Toisen ryhmän turvatoimista muodostavat yrityksen sisäiset toimet tietoturvan parantamiseksi. Myöskin yrityksen sisällä verkkoon pääsy pitää rajoittaa ainakin käyttäjätunnuksin ja salasanoin, ja tietyille ryhmille annetaan oikeudet nähdä vain heille tarkoitettu osa intranetin tiedoista. Perinteisten käyttäjätunnusten ja salasanojen tilalle turvallisemmat digitaaliset sertifikaatit ja yleisen avaimen periaatteella toimivat järjestelmät tulevat yleistymään seuraavan parin vuoden aikana Lisäksi verkossa liikkuva tieto halutaan usein salata, vaikka sitä liikutellaankin yrityksen sisäisessä verkossa. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää erilaisia salaus ohjelmia esim. SSL-protokolla, PGP.[3]

3 Extranet

Extranetillä tarkoitetaan intranettiä, jonka rajoja on laajennettu yrityksen ulkopuolelle. Usein onnistuneen intranetin toteuttamisen jälkeen yritykset haluavat tarjota
intranet ratkaisuja myös yhteystyökumppaneilleen ja asiakkailleen. Extranet onkin siis yrityksen verkko, joka käyttää, aivan kuten intranetkin, internet teknologiaa yhdistääkseen yrityksiä niiden toimittajiin, asiakkaisiin ja muihin yrityksiin, jolla on yhteiset päämäärät. Extranetin perustamisen edellytyksenä on tietyt vähimmäiskriteerit täyttävä tietoturva ja yksityisyyttä kilpailijoita silmällä pitäen. Extranet voidaan nähdä osana yrityksen intranetia, johon muille on annettu oikeudet. Jaettu tieto voi olla joko ainoastaan yhteistyöyritysten tai sitten kaikkien saatavilla.Yritysten yhdentyvät verkot muodostavat eräänlaisen virtuaalisen palomuurin. extranet voi myös lennosta valvoa pääsyä tietoihin, sovelluksiin ja muuhun kapasiteettiin. Tyypillisiä extranet sovelluksia ovat: privaatit uutisryhmät ja tiimiohjelmistot, joilla yritykset yhdessä kehittelevät uusia sovelluksia, jotka tulevat hyödyntämään kaikkia osallisia. Extranetin turvallisuus ja yksityisyys voidaan saavuttaa joko yksityisomisteisilla tai yksinomaan yrityksen käyttöön vuokratuilla linjoilla tai yleisessä internetissä tunneloimalla tai sitten käyttämällä internet salasana valtuutusta.[5],[2]

 4 Tulevaisuus

Aiemmin intranetin tietoturva ongelmat laimensivat yritysten kiinnostusta siihen. Uudet nopeammat verkko- ja turvallisuustekniikat ovat kuitenkin mahdollistaneet viimeaikoina intranetin nopean yleistymisen. Tällä hetkellä intranet ratkaisut ovat osittain korvaamassa perinteiset ryhmätyö sovellukset. Ryhmätyötä tukevat ratkaisut tulevatkin yleistymään intranetissä entisestään. Nämä ja muut uusien tekniikoiden avulla toteutetut uudet sovellukset kuten videokonferenssit tullaan mahdollistamaan uusien tekniikoiden myötä. Lisäksi uutena kolmantena aaltona internetin ja intranetin jälkeen extranet tekniikka tulee muuttamaan tavan, millä yritykset tekevät kauppaa. Extranetissä tiedonkulku on nopeaa, edullisempaa ja tarkempaa muihin tiedonvaihto ja kommunikointi muotoihin verrattuna. Extranet ratkaisut rakentuvat, sitoutuvat ja tukevat vuorovaikutusyhteisöjä, jotka on suunniteltu korostamaan asiakassuhteita, mikä on nykyisellään hyvin tärkeää. Näiden edellä mainittujen seikkojen ja monien muiden johdosta intranetin ja extranetin kehitykselle ei ole näkyvissä rajoja.
 

4 Viitteet

[1] Baker, P., The Evolving Corporate Intranet, Telecom. Mag., 1997,  Nro.12, [viitattu 24.9.1998]
       <http://www.telecoms-mag.com/issues/199712/tci/barker.html>

[2] Bort, J. & Felix, B., Building An Extranet, John Wiley & sons., 1997, [viitattu 22.9.1998]
     <http://www.intranetjournal.com/features/extra.html>

[3] Cohn, S., Issues in Intranet Security, Intranet Design Magazine, 16.7.1998, Nro.3, [viitattu 22.9.1998]
     <http://www.innergy.com/features/isecurity.shtml>

[4] Forsell, M., Intranet, [viitattu 22.9.1998]
      <http://www.jyu.fi/~marfors/intra.html>

[5] Lehtinen, P., Extranet Connections, 3.2.1998, [viitattu 22.9.1998]
      <http://www.hut.fi/~pmlehtin/security/extranet.html>

[6] Mensola, S., Intranet, [viitattu 22.9.1998]
     <http://keskus.hut.fi/opetus/s38116/1997/esitelmat/41748f/>

[7] Pääskynen, K., Perustietoa intranetistä ja internetistä, 15.1.1997, [viitattu 22.9.1998]
     <http://www.uku.fi/~kauttone/sosterv/pdio/pddemo/doc156a.htm>
 

5 Lisätietoa

 The Netscape Intranet Vision and Product Roadmap,
    Netscapen intranet näkemys
    Andreessen, M. & The Netscape Product Team

Smart Solutions for Net Security
    Tietoa verkkojen turvallisuudesta
    Birch, D., Telecom. Mag.

Seuraavien linkkien alta löytyy paljon teknistä ja kaupallista lisätietoa intranetistä.

The IntraNeT - a Corporate Revolution
     Industrie Laterizi Riunite S.p.A

 Intranet: Misspelling...or Megatrend?
    Creative Technology Solutions

Intranets Unleashed
    Garrett,D., Sams

How Intranets Work
    Gralla, P., ZD Press USA, 1996

The Intranet Advantage
    Holtz, S., Macmillan Computer Publishing USA

Developing Your Intranet Strategy and Plan
    Horgan, T.

The Intranet FAQ
    Intranet Design Magazine

The State of the Intranet Infrastructure
    Kennedy, J., Telecom. Mag.

Intranet Architecture
     McGrath, G. & Schneider , A.