3.11.1998
Mikko Nuutinen
S4
Teknillinen Korkeakoulu
mnuutine@cc.hut.fi
Internetin yhä kasvava kehitys on johtanut myös sen tarjoamien palveluiden ja sovellusten voimakkaaseen kehitykseen. Tämän kehityksen uusimpia tuloksia ovat intranet ja extranet. Intranet ei ole uutta tekniikkaa, vaan jo olemassa olevilla internet tekniikoilla toteutettu uusien palveluiden kokonaisuus. Intranet on yrityksen sisäinen tietoverkko ja sen käyttäjät rajoittuvat ainoastaan yrityksen henkilökuntaan. Intranet mahdollistaa perinteisten tiedonkäsittelytoimien tehokkaamman käytön. Eräs ominaisuus on paremmat tiedonsiirtoyhteydet ja yhteistyö yrityskumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Tätä toimintaa varten tehtyä verkkoa kutsutaan extranetiksi. Tulevaisuudessa intranetin ja extranetin merkitys tulee kasvamaan palveluiden kehittyessä.
1 Johdanto
1980-luvun puolivälissä kehitettiin Sveitsissä, Cernin
laboratoriossa, maailmanlaajuinen tietoverkko internet. Internetin käyttäjä
saattoi klikkaamalla siirtyä maapallon
toiselle puolelle hankkimaan tietoa. Internet teknologian laite- ja
ohjelmistoriippumattomuus, sekä tehokas ja helppo ohjelmointi, lisäsivät
sen suosiota ja vuonna 1993 esitellyn World Wide Web-standardin yleistymisen
jälkeen, internet verkon suosio on kasvanut räjähdysmäisesti.
Helppokäyttöinen hypertekstiin perustuva käyttöliittymä,
ja mahdollisuus yhdistellä tekstiä, kuvia, ääntä
ja jopa liikkuvaa kuvaa ovat tehneet siitä oivallisen tavan jakaa
ja hallita erityyppistä tietoa. Viime vuosina myös yritykset
ovat alkaneet käyttää internetistä tuttuja tekniikoita
omissa sisäisissä tietojärjestelmissään. Intranetillä
tarkoitetaan juuri tätä eli, internet verkossa käytettävien
tekniikoiden käyttämistä tietyn organisaation sisäiseen
tiedon jakamiseen ja hallintaan.[7]
2 Intranet
Intranetting versus Internetting tarkoittaa kykyä saavuttaa suuri
joukko yhteisön jäseniä portaattoman, tehokkaan, yhteisön
sisäisen palvelujärjestelmän avulla.
Palvelut ovat laajoja tietämyksiä, loogisia prosesseja, työn
apuvälineitä ja arkisen käyttötiedon sirpaleita[7].
2.1 Mikä on intranet?
Intranet on sen verran uusi käsite, ettei sille ole mitään
yksikäsitteistä määritelmää. Se on kuvattu
mm. "Internetiksi pullon sisällä", sekä "Suurimmaksi
tuotantovälineeksi sitten liukuhihnan". Vähän virallisempi
määritelmä on "Julkisesta Internetistä palomuurein
eristetty yrityskohtainen verkko, johon sisäiset
järjestelmät rakennetaan internetissä yleistyneillä
työkaluilla perinteisten sovelluskehitysvälineiden sijasta"[6].
Näillä määritelmillä on yksi yhteinen ominaisuus,
intranetin rajoittuminen tietyn organisaation sisälle. Intranetin
koko voi kuitenkin vaihdella, aina yhtä työryhmää palvelevasta
Web palvelimesta aina tuhansien palvelimien verkkoihin. Toisin kun avoimessa
internetissä, intranetin käyttäjät rajoittuvat ainoastaan
yrityksen henkilökuntaan. Ulkopuolisten pääsyä yrityksen
sisäiseen verkkoon ei sallita. Intranetin ei tarvitse olla yhteydessä
internetiin. Sähköposti ja tietojen välitys kaikkineen edellyttää
kyllä normaalisti, että rajapinta on tehty internetiin ja sinne
päästään erikseen linkin kautta.[6]
kuva1. Tyypillinen intranet-käyttö.[7]
Intranet on siis hiukan vaikea tarkasti määritellä, mutta voidaan kuitenkin sanoa mitä intranet ei ole.[7]
Intranetin kiehtovuutta yrityksille kuvaa hyvin professori Arto Karila
TKK:lta. Hänen mukaansa yritykset saavat Intranetin avulla laitteisto
ja
käyttöjärjestelmäriippumattomat käyttöliittymät
ilman asennusta[6].
Tiedonkäsittelyssä on perinteisesti ollut ongelmia, kuten
yhteensopimattomat tiedostomuodot, kalliit ja vaikeakäyttöiset
ohjelmat, sekä niiden päivittäminen. Lisäksi kun tietojen
käytössä on ongelmia, kuten harvoin käytettyjen dokumenttien
massa tulostamisen aiheuttamat suuret kustannukset, vanhentunutta tietoa
löytyy useasta paikasta ja liiketoiminnan kannalta tärkeätä
informaatiota on vaiketa löytää, ei tarvitse ihmetellä
intranetin suurta suosiota, koska se tarjoaa lähes kaikille näille
ongelmille ratkaisun. [6]
Intranetin peruspalvelu on tiedon jakaminen. Yleensä tämä
perustuu kotisivuun, josta päästään likkien avulla
eteenpäin eri tyyppisiin palveluihin. Yrityksen WWW-sivut voidaan
jakaa kahteen pääryhmään: staattisiin sivuihin ja dynaamisiin
sivuihin. Staattiset sivut voidaan luoda sopivien ohjelmistojen avulla.
Dynaamiset sivut perustuvat yrityksen tietokantojen ja palvelinohjelmien
yhdistämiseen, ja ne luodaan käyttäjän tarpeiden mukaisesti.
Sivuja laajennetaan yrityksen tietokantojen hyödyntämiseen, tiedon
hallintaan ja ryhmätyön tukemiseen. Intranettiä voidaan
käyttää esim. raporttien toimittamiseen yrityksen ekonomisteilta
kaikille yrityksen
työntekijöille, jotka haluavat tutustua niihin. Webissä
voidaan myös ylläpitää ajan tasalla olevaa yrityksen
sisäistä puhelinluetteloa tehtäväkuvauksineen ja vaikkapa
valokuvien kera. Enään ei tarvita jokapäiväistä
kopiointia, jakelua ja paperisaastetta. Myös uusimmat tuoteinfot,
hinnastot yms. on helppo jakaa verkon kautta.Tulevaisuuden tärkeimpiä
trendejä ovat erityisesti ryhmätyön hallinta verkon yli
videokonferenseineen ja jaettuine työpöytineen.
Organisaation eri yksiköiden ja yksittäisten työntekijöiden kotisivut. Intranet on mahdollista jakaa eri kokoisiin osiin, joihin vain yrityksen tietyllä osalla on oikeus päästä. Vaikkapa työryhmälle tai projektille voidaan tehdä omat sivut, joihin on käyttöoikeus ainoastaan ryhmään tai projektiin kuuluvilla henkilöillä. Näin projektin tai osaston tiedostot voidaan keskittää yhteen paikkaan.
Dokumenttien ja ohjelmistojen jakelu. Perinteisten tiedonsiirto-ohjelmistojen, kuten Ftp:n ja sähköpostin avulla voidaan helposti lähettää ja toimittaa ohjelmia ja dokumentteja paikasta toiseen. Näin myös koko yrityksen ohjelmistopäivitykset voidaan keskitetysti hoitaa verkon kautta.
Sähköposti ja keskusteluryhmät. Sähköposti kuuluu olennaisena osana intranettiin. Intranetin sähköposti käyttää internetistä tuttuja SMTP/POP3 protokollia. Tämä mahdollistaa yhteensopivuuden muiden intranet palvelujen kanssa, esim. viestien lähettämisen suoraan www-sivuilta. Internetistä tutut keskusteluryhmät eli newssit ja chat, eli reaaliaikaiset keskustelupalvelut sopivat myös intranettiin. Ne voidaan toteuttaa joko perinteisin keinoin tai tekemällä www-lomakkeen ja sivun, joka hoitaa keskustelun hallinnan.
Tietokantojen käyttäminen lomakkein.Web sivuihin yhdistetyt lomakkeet, mahdollistavat monenlaisen interaktiivisen ja dynaamisen tiedon haun ja tallennuksen. Lomakkeita voidaan käyttää käyttöliittymänä yrityksen tietokanta hakuihin, tai erilaisen tiedon keräämiseen tietokantoihin. Tyypillisiä käyttökohteita ovat esim. henkilöstölomakkeiden täyttö, haku yrityksen tuoterekisteristä, sekä tilausten syöttäminen tietokantaan.
Tiedon hallitseminen ja etsiminen. Tiedon määrä intranetissäkin kasvaa helposti niin suureksi, että oikean tiedon löytäminen on liian vaikeaa. Tätä varten intraneteissä voidaan käyttää erityyppisiä hakukoneita.
Ryhmätyö sovellukset ovat eräs intranetin tärkeä osa-alue. Sähköpostin ja reaaliaikaisen keskustelun lisäksi, ovat puhe- ja videoyhteydet verkon kautta lisääntyneet. Videokonferenssien avulla yhteisten dokumenttien samanaikainen käsittely ja muut toimistosovelluksista tutut ryhmätyön toiminnot mahdollistuvat intranetin kautta.[6]
2.3 Intranetin tekniikka
Kuten jo aiemmin mainittiin, intranet käyttää internet-teknologiaa, niinpä se ei välttämättä vaadi juurikaan uusia ohjelmisto tai laitehankintoja, jos yrityksellä on jo valmis lähiverkko tai muu sopiva verkkoratkaisu. Yksinkertaisemmillaan Intranetin voi pystyttää tekemällä muutaman WWW-sivun ja sijoittamalla ne johonkin palvelimelle johon kaikilla yrityksen henkilöstöllä on pääsy. Lisäohjelmistona ei vaadita kuin WWW-selaimet, joiden avulla käyttäjät pystyvät lukemaan WWW-sivuja palvelimelta. Intranet siis käyttää WWW-palvelimia, kuten Unix tai NT palvelimia, selaimia ja hakukoneita. Tämän tekniikan avulla intranet antaa mahdollisuuden lähettää sähköpostia, etsiä uutta tietoa ja käyttää yhteisiä sovelluksia. Intranet tarjoaa myös edistyksellisempiä ratkaisuja, kuten lomakkeita, tietokanta liittymiä, cgi-scriptejä ja java appletteja. Intranetit lupaavatkin siis lukuisia etuja vanhoihin ratkaisuihin nähden: yhtenäisen tiedonjaon standardi selaimella, taatun yhteyden yhteisellä protokollalla (IP) ja olemassa olevien mutkikkaiden systeemien sijasta muutaman standardi teknologian: CGI, HTTP ja HTML. Ainakin teoriassa siis käyttäjät saavat yrityksen palvelimiin laite- ja ympäristöriippumattoman yhteyden verkkoselaimella. Intranettiä voidaankin kuvata olemassa olevan IP verkon päälle rakennettuna sovelluksena.[4]
Mitä sitten tarvitaan intranettiin.[1],[6]
1.Erota datan ja ohjelmien säilytyspaikat
2.Määrittele yrityksen keskeiset prosessit
3.Määrittele prosessien ja osaprosessien haltijat
4.Määrittele prosessien tarvitsemat ja tuottamat
tiedot
5.Luo palvelimeen yrityksen toimintaprosesseja mukaileva
hakemistorakenne
6.Tee käyttöoikeusluokat
7.Liitä käyttöoikeusluokat hakemistoihin
8.Liitä yksittäiset käyttäjät
käyttöoikeusluokkiin
9.Tarkista määritykset
10.Dokumentoi
Intranetin suosion takaamiseksi täytyy alusta pitäen olla
selkeä ylläpito, joka sisältää ohjeistuksen intranetin
käyttöön ja dokumenttien hallintaan.
Intranetin ylläpidossa tulee ottaa huomioon ainakin seuraavia
asioita:[4]
1.Tiedon pitää olla ajankohtaista ja ylläpidettyä.
2.Tiedon saanti, haku ja päävalikkoon
paluu pitää olla selkeää.
3.Hienouksia voit lisätä, mutta ei tarvitse,
koska ylimääräinen tieto ja data voivat hidastaa lukemista
huomattavasti.
4.Kasvata tietomäärää ja sivuja
vain tarpeen mukaan.
2.4 Turvallisuus intranetissa
Intraneteissä on paljon yritykselle arvokasta arkaluontoista tietoa.
Näiden tietojen joutuminen ulkopuolisten käsiin olisi hyvin vahingollista
yrityksen kannalta. Tästä
syystä tietoturva kysymykset ovat erittäin tärkeitä
intranettiä suunniteltaessa ja käytettäessä.
Jos yrityksellä on yhteys intranetistä johonkin ulkopuoliseen verkkoon, kuten internettiin, voidaan intranettiin pääsy yrityksen ulkopuolelta estää täysin, niin ettei edes yrityksen oma henkilökunta pääse verkkoon yrityksen verkon ulkopuolelta. Tämä tapahtuu käyttämällä palomuureja. Palomuureja voidaan käyttää myös suodattamaan haluttua liikennettä intranettiin tai ulos sieltä. Usein kuitenkin halutaan, että yrityksen työntekijöillä on mahdollisuus päästä käsiksi tietoon myös muualta kuin intranetin sisältä. Tällöin tarvitaan asianmukaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Ongelman muodostaa se että perinteisessä internetissä tieto liikkuu salaamattomana, jolloin salasanat muodostavat turvallisuusongelman. Tähän ratkaisuna voidaan käyttää esim. SSL-protokollaa. Salaisten yhteyksien muodostamiseen voidaan käyttää myös virtuaalista verkkoa, jossa yhteydet tunneloidaan päätepisteiden väliltä.[3]
Toisen ryhmän turvatoimista muodostavat yrityksen sisäiset toimet tietoturvan parantamiseksi. Myöskin yrityksen sisällä verkkoon pääsy pitää rajoittaa ainakin käyttäjätunnuksin ja salasanoin, ja tietyille ryhmille annetaan oikeudet nähdä vain heille tarkoitettu osa intranetin tiedoista. Perinteisten käyttäjätunnusten ja salasanojen tilalle turvallisemmat digitaaliset sertifikaatit ja yleisen avaimen periaatteella toimivat järjestelmät tulevat yleistymään seuraavan parin vuoden aikana Lisäksi verkossa liikkuva tieto halutaan usein salata, vaikka sitä liikutellaankin yrityksen sisäisessä verkossa. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää erilaisia salaus ohjelmia esim. SSL-protokolla, PGP.[3]
3 Extranet
Extranetillä tarkoitetaan intranettiä, jonka rajoja on laajennettu
yrityksen ulkopuolelle. Usein onnistuneen intranetin toteuttamisen jälkeen
yritykset haluavat tarjota
intranet ratkaisuja myös yhteystyökumppaneilleen ja asiakkailleen.
Extranet onkin siis yrityksen verkko, joka käyttää, aivan
kuten intranetkin, internet teknologiaa yhdistääkseen yrityksiä
niiden toimittajiin, asiakkaisiin ja muihin yrityksiin, jolla on yhteiset
päämäärät. Extranetin perustamisen edellytyksenä
on tietyt vähimmäiskriteerit täyttävä tietoturva
ja yksityisyyttä kilpailijoita silmällä pitäen. Extranet
voidaan nähdä osana yrityksen intranetia, johon muille on annettu
oikeudet. Jaettu tieto voi olla joko ainoastaan yhteistyöyritysten
tai sitten kaikkien saatavilla.Yritysten yhdentyvät verkot muodostavat
eräänlaisen virtuaalisen palomuurin. extranet voi myös lennosta
valvoa pääsyä tietoihin, sovelluksiin ja muuhun kapasiteettiin.
Tyypillisiä extranet sovelluksia ovat: privaatit uutisryhmät
ja tiimiohjelmistot, joilla yritykset yhdessä kehittelevät uusia
sovelluksia, jotka tulevat hyödyntämään kaikkia osallisia.
Extranetin turvallisuus ja yksityisyys voidaan saavuttaa joko yksityisomisteisilla
tai yksinomaan yrityksen käyttöön vuokratuilla linjoilla
tai yleisessä internetissä tunneloimalla tai sitten käyttämällä
internet salasana valtuutusta.[5],[2]
4 Tulevaisuus
Aiemmin intranetin tietoturva ongelmat laimensivat yritysten kiinnostusta
siihen. Uudet nopeammat verkko- ja turvallisuustekniikat ovat kuitenkin
mahdollistaneet viimeaikoina intranetin nopean yleistymisen. Tällä
hetkellä intranet ratkaisut ovat osittain korvaamassa perinteiset
ryhmätyö sovellukset. Ryhmätyötä tukevat ratkaisut
tulevatkin yleistymään intranetissä entisestään.
Nämä ja muut uusien tekniikoiden avulla toteutetut uudet sovellukset
kuten videokonferenssit tullaan mahdollistamaan uusien tekniikoiden myötä.
Lisäksi uutena kolmantena aaltona internetin ja intranetin jälkeen
extranet tekniikka tulee muuttamaan tavan, millä yritykset tekevät
kauppaa. Extranetissä tiedonkulku on nopeaa, edullisempaa ja tarkempaa
muihin tiedonvaihto ja kommunikointi muotoihin verrattuna. Extranet ratkaisut
rakentuvat, sitoutuvat ja tukevat vuorovaikutusyhteisöjä, jotka
on suunniteltu korostamaan asiakassuhteita, mikä on nykyisellään
hyvin tärkeää. Näiden edellä mainittujen seikkojen
ja monien muiden johdosta intranetin ja extranetin kehitykselle ei ole
näkyvissä rajoja.
4 Viitteet
[1] Baker, P., The Evolving Corporate Intranet, Telecom. Mag., 1997,
Nro.12, [viitattu 24.9.1998]
<http://www.telecoms-mag.com/issues/199712/tci/barker.html>
[2] Bort, J. & Felix, B., Building An Extranet, John Wiley &
sons., 1997, [viitattu 22.9.1998]
<http://www.intranetjournal.com/features/extra.html>
[3] Cohn, S., Issues in Intranet Security, Intranet Design Magazine,
16.7.1998, Nro.3, [viitattu 22.9.1998]
<http://www.innergy.com/features/isecurity.shtml>
[4] Forsell, M., Intranet, [viitattu 22.9.1998]
<http://www.jyu.fi/~marfors/intra.html>
[5] Lehtinen, P., Extranet Connections, 3.2.1998, [viitattu 22.9.1998]
<http://www.hut.fi/~pmlehtin/security/extranet.html>
[6] Mensola, S., Intranet, [viitattu 22.9.1998]
<http://keskus.hut.fi/opetus/s38116/1997/esitelmat/41748f/>
[7] Pääskynen, K., Perustietoa intranetistä ja internetistä,
15.1.1997, [viitattu 22.9.1998]
<http://www.uku.fi/~kauttone/sosterv/pdio/pddemo/doc156a.htm>
5 Lisätietoa
The
Netscape Intranet Vision and Product Roadmap,
Netscapen intranet näkemys
Andreessen, M. & The Netscape Product Team
Smart
Solutions for Net Security
Tietoa verkkojen turvallisuudesta
Birch, D., Telecom. Mag.
Seuraavien linkkien alta löytyy paljon teknistä ja kaupallista lisätietoa intranetistä.
The IntraNeT
- a Corporate Revolution
Industrie Laterizi Riunite S.p.A
Intranet:
Misspelling...or Megatrend?
Creative Technology Solutions
Intranets
Unleashed
Garrett,D., Sams
How
Intranets Work
Gralla, P., ZD Press USA, 1996
The
Intranet Advantage
Holtz, S., Macmillan Computer Publishing USA
Developing
Your Intranet Strategy and Plan
Horgan, T.
The Intranet FAQ
Intranet Design Magazine
The
State of the Intranet Infrastructure
Kennedy, J., Telecom. Mag.
Intranet Architecture
McGrath, G. & Schneider , A.