Intranet ja sen hyödyt yritykselle

1.11.1999

Miikka Oksanen
Ti III
Teknillinen Korkeakoulu
moksanen@cc.hut.fi

Tiivistelmä

Intranet on pieni internet jonkin yrityksen lähiverkossa. Sen perusrakenteeseen kuuluu tietysti lähiverkkoon kytketyistä työasemista sekä webbipalvelimesta. Sen sisältö koostuu nykyäänkin vielä usein tavallisista HTML-sivuista ja se toimii kuten Internetkin. Sitä voidaan käyttää tiedon- ja erilaisten dokumenttien välityskanavana, siihen voidaan rakentaa liittymiä erilaisiin operatiivisiin tietojärjestelmiin ja toisaalta se voi olla eräänlainen workflow-työkalu erilaisissa prosesseissa. Intranettiä tehokkaasti käyttämällä käytännössä jokainen yritys voi saada aikaan tehokkuuden kasvua ja kustannussäästöjä, vaikka vaikutukset ovatkin suurimmat isoilla yrityksillä.

1 Johdanto

Tänä päivänä eräs muotisanoista tuntuu olevan intranet. Intraneteista puhutaan paljon, mutta monet eivät edes varmaan tarkkaan tiedä, mikä intranet on ja mitä hyötyä siitä yrityksessä voidaan saada eri tulos/liiketoimintayksiköissä.
Yleinen harhaluulo on se, että intranetista voivat hyötyä ainoastaan suuret yritykset, mutta itseasiassa pienet ja keskisuuretkin yritykset voivat tehostaa toimintaansa monella tavalla ja saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä suunnittelemalla ja ottamalla käyttöön toimivan ja tarkoituksen mukaisen intranetin. Yhä useampi yritys onkin jo investoinut intranettiin ja todennäköisesti saanut investoidut markat muutamassa kuukaudessa takaisin kustannussäästöjen muodossa. Jo kaksi vuotta sitten esim. Iso-Britanniassa yli puolet yrityksistä oli ottanut käyttöön jonkinasteisen intranetin [1].

2 Intranet, mikä se on ?

Intranet on yleistynyt varsinkin 90-luvulla. Osasyynä tähän on tietenkin Internetin laajentuminen ja ihmisten internet-tuntemuksen kasvaminen. Intranet on nimittäin teknisesti pieni internet yrityksen lähiverkossa. Intranet on siis yleensä palomuurin sisäpuolella tietoturvan takia. Aivan kuten Internetissäkin, intranetinkin client on webbiselain ja sivut ovat usein perinteisiä staattisia HTML-sivuja. Viime vuosina ovat tosin yleistyneet intranetit, joiden sivujen sisällöt ovat tietokannassa ja sivut luodaan dynaamisesti 'lennossa' käyttäjän niille surffatessa [6].
Intranetin rakentamiseen riittää siis hyvin vaikka tavallinen NT-palvelin Pentium-prosessorilla, jolle on asennettuna webbiserveri-ohjelmisto [2]. Sivuja voidaan ylläpitää monenlaisilla editoreilla [8]. Suuremmissa yrityksissä yksi palvelin ei yleensä riitä intranetin toteuttamiseen, vaan tällöin tarvitaan erillinen palvelin tietokannalle, tiedostoille ja ehkä webbiserveri-ohjelmistoille (siis varsinaisille HTML-sivuille). Lisäksi intranettiin saattaa liittyä yrityksen operatiivisia tietojärjestelmiä ja tällöin näitäkin voidaan käyttää selaimen kautta tarvitsematta erillistä client-ohjelmistoa. Nykytekniikka mahdollistaa myös sen, että intranetin ei tarvitse olla maantieteellisesti rajoitettu, vaan samaa intranettia voidaan käyttää ympäri Suomen tietoturvan paljoakaan kärsimättä. Tämä saavutetaan käyttämällä esimerkiksi Virtual Private Networkeja [3].
Intranet on laajennettavissa extranetiksi, jolloin intranetin tiettyyn osaan mahdollistetaan pääsy yrityksen ulkopuolelta. Tämä onnistuu käyttämällä esim. proxy-palvelinta sisäänpääsyn valvontaan ja tarkkaan suunniteltuja ja määritettyjä käyttäjäryhmiä. Extranetin avulla voidaan jakaa erilaista tietoa ja rajoitettua pääsyä operatiivisiin tietojärjestelmiin, mutta extranetteja ei tässä yhteydessä käsitellä sen tarkemmin [7]. [4]

3 Intranetin yleiset hyödyt

Kuten aiemmin jo mainitsin, intranetista hyötyy yhtälailla pieni kuin suurikin yritys. Pieni yritys hyötyy siitä yksinkertaimmillaan esim. sen takia, että yleisesti käytetyt dokumentit voidaan varastoida tiettyyn paikkaan, josta ne ovat kaikkien käytettävissä. Lisäksi pienikin yritys voi tehostaa sillä sisäistä viestintäänsä, mutta luonnollisesti suurimmat kustannussäästöt intranetista saavutetaan suuremmissa yrityksissä, joissa intranettia voidaan hyödyntää yksinkertaistamaan ja nopeuttamaan useita erilaisia prosesseja.
Vaikka usein kuule sanottavan päinvastaista, intranet voi parantaa yrityksen tietoturvaa, koska informaatio on talletettu yhteen paikkaan ja tätä voidaan sitten valvoa helpommin kuin esimerkiksi useita eri palvelimia.
Uusien tietojärjestelmien kehittämisessä saavutetaan myös kustannussäästöjä, koska intranettiin liitettynä niitä voidaan käyttää selainkäyttöliittymän kautta. Näin uuden järjestelmäversion tullessa käyttöön ei tarvitse uusia kaikkia client-ohjelmistoja, vaan tällöin voidaan tietenkin edelleen käyttää selainta clienttina.
Jäljempänä käsitellään intranetin hyötyjä suuremman yrityksen näkökulmasta, mutta useat kohdat pätevät myös aikaansa seuraavaan ja viimeistä tekniikkaa käyttävään pienempäänkin yritykseen. [5,8]

3.1 Myynti ja markkinointi

Myyntiosaston tehtävänä on mm. ylläpitää tuote-esitteitä, hinnastoja, määrittelyjä ja muita vastaavia dokumentteja. Intranettia käyttämällä voidaan em. tieto jakaa sopivasti koko myyntihenkilöstön käyttöön ja toisaalta haluttaessa myös muunkin henkilöstön käyttöön rajatuissa määrin. Toisaalta intranetissa on kätevä ylläpitää myyntilukuja ja myyntiennusteita, joita yrityksen johto mielellään usein seuraa. Tässä säästytään runsaalta sähköpostin ja varsinkin suurten liitetiedostojen lähettelyltä ja voidaan olla varmoja, että käytössä on aina viimeisin tieto.
Lisäksi voidaan vaikka asiakasrekisteriä, johon kaikki myynti-ihmiset voivat kirjata myyntitoimenpiteensä ja yhteydenpitonsa asiakkaaseen ja näin pitää kaikki muutkin ajantasalla asiakkaan tilasta. Näin asiakashallinta tehostuu ja periaatteessa myynninkin pitäisi siis kasvaa. Myynnin tukena on yleensä useita erilaisia operatiivisia tietojärjestelmiä, jolloin intranettia käyttämällä voidaan niitäkin käyttää kätevästi yhden käyttöliittymän kautta.
Markkinointiosaston työntekijät voivat myöskin hyödyntää intranettia keskittämällä markkinointimateriaalit ja tiedotteet, varsinkin aikakriittiset, kuten lehdistö- ja pörssitiedotteet, yhteen paikkaan, josta sekä markkinointiosasto että koko yritys voivat sitten saada tietoa reaaliajassa. Markkinointi voi lisäksi informoida myyntiä kätevästi päivittämällä intranettiin tietoja esim. markkinointikampanjoista tai uusista hinnoittelustrategioista. Varsinkin, jos yritys on maantieteellisesti hajautettu, tällöin saavutetaan merkittävää toiminnan tehostumista ja tätä kautta kustannussäästöjä. Lisäksi markkinointi voi ylläpitää vaikka kilpailijaseurantatietokantoja, joita myyntiosasto voi hyödyntää monella tavalla. Intranetissa voi olla lisäksi julkisia kalentereita, joista tietyt henkilöt voivat seurata markkinointikampanjojen aikatauluja tai vaikka erilaisten seminaarien ja muiden markkinointitilaisuuksien ajankohtia. Tällöin näitä tietoja ei tarvitse 'pakkosyöttää' henkilöille, jotka eivät kyseistä tietoa tarvitse. [9]

3.2 Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinto on perinteisesti ollut eräs yrityksen eniten paperia käyttävistä osastoista. Intranet auttaa suuresti henkilöstöhallintoa viemällä tiedon sähköiseen muotoon. Henkilöstöhallintoa on perinteisesti kuormittanut varsin paljon työntekijöiden kyselyt työsuhdeasioista, kuten työsuhde-eduista, lomista, palkoista ja vastaavista. Monen henkilön työpanos on käytännössä mennyt puhelimessa em. mainittuihin asioihin liittyviin kysymyksiin vastaten. Intranetin myötä tiedot voidaan viedä kätevästi yhteen paikkaan, josta työntekijä voi niitä tarvitessaan käydä tutkimassa. Ja toisaalta, jos työntekijä vielä ottaa yhteyttä henkilöstöhallintoon, ei tällöin vastausta tarvitse lähteä etsimään mapeista, vaan henkilöasioidenhoitaja voi etsiä sen kätevästi intranetistä työntekijän puolesta, varsinkin jos ko. työntekijä ei ole intranetin käyttöä vielä täysin oppinut tai sisäistänyt.
Intranet helpottaa myös sisäistä rekrytointia, jolloin hakemukset saadaan ja pystytään käsittelemään sähköisessä muodossa. Tällöin niitä voidaan helposti tutkia rekrytoinnista vastaavien ihmisten toimesta, kun ne ovat kätevästi yhdessä paikassa. Henkilötietojen ylläpitokin on helpompaa intranetin avulla ja toisaalta tietojen hakeminen ja muokkaaminen on myös vaivatonta. Intranetin kautta henkilöstöhallinto voi myös kerätä ilmoittautumisia erilaisiin seminaareihin ja tapahtumiin ja tällöinkin tiedot ovat helposti käsiteltävissä.
Palautteen antaminen erilaisista asioista ja kehitysideoiden julkituominen onnistuu kätevästi, jos henkilöstöhallinto on laittanut intranetin sivuille lomakkeita, jotka käyttäjä voi täyttää ja sitten tiedot siirtyvät paikkaan, josta niitä voidaan sopivilla käyttöoikeuksilla lukea ja käsitellä.
Henkilöstohallinnon ylläpitämien organisaatiokaavioiden tuominen kaikkien ulottuville on myös intranetin avulla helpompaa ja toisaalta tiedot on huomattavasti helpompi pitää reaaliaikaisina. Tiedotteiden ja uutisten jakaminen on myös helpompaa ja usein tehokkaampaa intranetin kautta kuin sähköpostilla. Intranet tehostaa siis monta eri henkilöstöhallinnon prosessia ja tuottaa melkoisia kustannussäästöjä. Toisaalta paperimappien määrän pitäisi teoriassa vähentyä ja näin tietojen hakemiseen kuluva aika pienenee tuntuvasti. [5]

3.3 Tuotanto

Tuotannossa intranetin hyöty perustuu hyvin pitkälti olemassaolevan tiedon jakamisen helpottumiseen. Tuotantoprosessi nojaa usein vahvasti teknisiin määrittelyihin ja tuotekirjastoihin ja intranet tuo ne kaikkien ulottuville verrattuna siihen, että dokumentteja jouduttaisiin hakemaan eri palvelimilta, joihin pitäisi ensin olla käyttöoikeudet, tai useilta ihmisiltä.
Tuotantoprojektien eteneminen nopeutuu ja muuttuu osittain maantieteellisesti paikasta riippumattomaksi, kun intranetissa pystytään pitämään tarkat tiedot projektin etenemisestä ja tehdyistä vaiheista. Intranettia voidaan laajentaa monenlaisilla workflow-lisäosilla, jolloin intranetista tulee kiinteä osa tuotantoprosessia. Tällöin saavutetaan usein kustannussäästöjä ja tehokkuuden kasvamista. Projektien hallitseminen on helpompaa, kun intranetin avulla voidaan seurata projektien etenemistä ja resurssien kuormittumista ja riittämistä. Tällöin projektit pystytään viemään läpi helpommin aikataulun ja ennaltamääritetyn budjetin puitteissa. Toisaalta niinkin triviaali asia kuin versionhallinta tulee helpommaksi, koska eri versiot ja dokumentointi on kätevä säilyttää.
Intranettia voidaan käyttää myös erilaisten prototyyppien testaukseen, varsinkin jos yrityksen toimialana on ohjelmistokehitys. Tai sitten prototyyppitiedostojen kätevään jakamiseen. Jos intranettia on laajennettu multimediaosilla, voidaan sitä hyödyntää myös tehokkaasti videoneuvottelun yhteydessä ja näin saadaan suuria säästöjä varsinkin matkakustannuksissa. [5]

3.4 Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelu nojaa usein nopeaan tiedon löytämiseen asiakkaan esittäessä kysymyksiä. Intranettiin voidaan tehdä erilaisia tietokantoja, joihin sitten kaikki ongelmatilanteet voidaan kätevästi tallentaa ja tietoja voidaan sitten nopeasti hakea. Erilaiset kysymys-vastauspalstat ja bugilistaukset helpottavat myös asiakaspalvelun henkilöstön työtä. Toisaalta asiakkailta tulleet työmääräykset voidaan suoraan tallentaa operatiivisiin järjestelmiin intranetin kautta ja näin päästään osittain taas lähemmäksi paperitonta toimistoa sekä nopeutetaan palvelua.

3.5 Rahoitus ja taloushallinto

Taloushallinnon ongelmana on perinteisesti ollut se, että tarvittavat tiedot ovat hyvinkin hajallaan eri paikoissa ja eri tallennusformaateissa. Intranetin kautta voidaan luoda liittymiä eri operatiivisiin tietojärjestelmiin ja näin nopeuttaa työskentelyä. Paras hyöty kuitenkin saadaan, jos prosessit puretaan auki ja mietitään, mitä tietoa missäkin paikassa tuotetaan ja mitä tietoa tarvitaan prosessien eri vaiheissa. Tämän jälkeen voidaan intranettiin rakentaa workflow-toimintoja, joissa eri tiedon tuottajat lisäävät tietonsa intranettiin määrättyyn paikkaan ja sitten tiedot etenevät prosessissa, kunnes ovat lopulta taloushallinnolla käytettävissä ja juuri sopivassa muodossa. Näin eri prosessit nopeutuvat ja saavutetaan taas kustannussäästöjä ja tehokkuuden kasvua. Toisaalta tarkkuuskin paranee, kun tiedot talletetaan kerralla juuri oikeassa muodossa.
Talous- ja muiden tietojen jakaminen ja raportointikin sujuu kätevästi intranettia käytettäessä, kun tietyillä käyttöoikeuksilla pääsee tutkimaan määrättyjä sivuja, minne taloushallinto on tuottamiaan lukuja esille tuonut. Näin yrityksen johtaminen helpottuu, koska budjetointi ja muu taloudellinen suunnittelu on entistä helpompaa. [5]

3.6 Tietohallinto

Tietohallinto on usein intranetin ylläpitäjä tai ainakin vastuussa sen ylläpidosta, mikäli käytetään ulkopuolista alihankkijaa. Intranet keskitettynä järjestelmänä on halvempi ylläpitää kuin lukuisat usein maantieteellisesti hajallaan olevat tiedosto- ja tietokantapalvelimet. Lisäksi järjestelmän toimintavarmuus on helpompi maksimoida. Ylläpito on nopeampaa ja reaaliaikaisempaa.
Yrityksen tietohallinnon tehtävänä on usein operatiivisten tietojärjestelmien edelleenkehittäminen, vanhojen korvaaminen uusilla ja toisaalta kokonaan uusien suunnittelu ja toteuttaminen. Tällöin saavutetaan kustannussäästöjä, koska käytettäessä intranettia käyttöliittymänä, ei client-ohjelmistoja tarvitse uudistaa joka kerta, kun tietojärjestelmää kehitetään tai päivitetään. Toisaalta selainpohjainen käyttöliittymä on paikasta riippumaton, jolloin operatiivisiin järjestelmiin voidaan mennä miltä tahansa työasemalta ilman, että erillistä client-ohjelmistoa tarvitsisi asentaa.
Intranet toimii myös tietohallinnolle kätevänä viestikanavana, jossa voidaan tiedottaa tulevista uusista ohjelmistoista, mahdollisista verkon huoltokatkoksista tai vastaavista.

4 Yhteenveto

Kuten ylläolevasta on jo käynyt ilmi, intranetista on monenlaista hyötyä yritykselle. Monet näistä hyödyistä ovat niin ilmiselviä, ettei niitä välttämättä heti tule ajateltua, mutta kun intranetin hyötyjä aletaan vaikka puolen vuoden käytön jälkeen kartoittamaan, huomataan, että hyötyjä on todella ollut. Intranetista tulee helposti hyvin arkipäiväinen työväline ja tämä edelleen tehostaa sen vaikutuksia. Yhteenvetona voidaan luetella viisi asiaa, jotka tiivistävät intranetin hyödyt:
1) kustannustehokkuuden paraneminen monella liiketoiminta-alueella
2) helppo laajentaa ja rakentaa entistä monipuolisemmaksi, kattavammaksi ja vieläkin tehokkaammaksi
3) lisääntynyt tietoturva useimmissa tapauksissa
4) helpompi ja halvempi kehittää uusia tietojärjestelmiä, kun käyttöliittymä toimii intranetin kautta
5) pienemmät verkonhallinta ja ylläpitokustannukset
Varsinkin suuremmat yritykset hyötyvät kaikista yllämainituista seikoista, pienemmissäkin vaikutus tuntuu. Toisaalta voidaan luetella viisi prosessityyppiä, joita intranet tehostaa ja parantaa:
1) prosessi, joka perustui aiemmin tiedon usein muuttuvan tiedon siirtämiseen paperimuodossa
2) prosessi, joka perustuu tiedon keräämiseen useammasta tietolähteestä
3) prosessi, joka vaatii paljon ihmisten välistä yhteistyötä, varsinkin jos maantieteelliset etäisyydet ovat suuria
4) prosessi, joka vaatii nopeaa tiedon etsintää
5) prosessi, jossa käytetään vanhaa client-server-pohjaista tietojärjestelmää
Lienee sanomattakin selvää, että jos yritys maksaa intranetista vaikka puoli miljoonaa markkaa, niin tuo puoli miljoonaa tulee hyvin nopeasti erilaisina säästöinä takaisin. Sen jälkeen yrityksen kustannustehokkuus paranee ja todennäköisesti myös liiketulos. Näin ollen intranet on nykypäivän kovenevassa kilpailussa yritykselle lähes välttämätön investointi. [5]

Lähdeluettelo

[1] Barker, Paul, The evolving corporate Intranet, [viitattu 1.11.1999]
<http://www.telecoms-mag.com/issues/199712/tci/barker.html>

[2] Borland International Inc, How to Build an Intranet, 20.11.1996 [viitattu 1.1.1999]
<http://www.tietovayla.fi/BORLAND/INTRA/papers/intbuild.html>

[3] Cohn, Stephen, Issues in Intranet Security, 16.7.1998 [viitattu 1.11.1999]
<http://idm.internet.com/features/isecurity.shtml>

[4] Forsell, Marko, Intranet, [viitattu 1.11.1999]
<http://www.jyu.fi/~marfors/intra.html>

[5] Holtz, Shel, The Intranet Advantage, 16.8.1996 [viitattu 1.11.1999]
<http://www.intranetjournal.com/reference/library/1562764276/ewtoc.html>

[6] Huuskonen Mikko, Olsbo Kari, Pakkanen Pekka, Yrityksen TCP/IP-palvelut Netscapen avulla/Intranet [viitattu 1.11.1999]
<http://pspt.fi/kurssit/unixnt/lht/unix1/mudhead/intranet.html>

[7] internet.com Corp., Intranet basics, 10.6.1996 [viitattu 1.11.1999]
<http://idm.internet.com/ifaq.html#tocA>

[8] Mensola, Sami, Intranet, 13.2.1997 [viitattu 1.11.1999]
<http://keskus.hut.fi/opetus/s38116/1997/esitelmat/41748f>

[9] Pirhonen, Anna-Liisa, Intranet - Yrityksen sisäinen internet valtaa alaa, [viitattu 1.11.1999]
<http://www.hpy.fi/yritys/datatie/datalinja/arkisto/396/sivu1.htm>

Lisätietoja

Gralla, Preston, How Intranets work
<http://www.intranetjournal.com/reference/library/1562764411/ewtoc.html>

Horgan, Tim, Developing Your Intranet Strategy and Plan
<http://www.cio.com/WebMaster/strategy/tsld001.htm>

Korhonen Anna, Virtanen Marko, Case Turun Kauppakorkeakoulu
<http://www.tukkk.fi/tjt/OPETUS/TJ10A/Seminaarity%F6t/Tiistai%209.2/76308038.html>

Pääskynen, Kari, Perustietoa Intranetista ja Internetista
<http://www.uku.fi/~kauttone/sosterv/pdio/pddemo/doc156a.htm>

Rautavuori, Taru, Intranets
<http://mli.hkkk.fi/users/bba10/rautavuo/Intranets/index.htm>

Strom, David, Creating Private Intranets: Challenges and Prospects for IS
<http://www.strom.com/pubwork/intranetp.html>